PERLUAS PASAR DENGAN ERP
Perusahaan Hansen adalah pemanufakturan sambungan pipa (pipe fittings) yang berbasis di Whangarei, utara New Zealand. Hansen Products sangat fokos pada pasar ekspor, berbasis jalur distribusi di delapan negara. Perusahaan menyadari bahwa terpisahnya sistem keuangan dan manufaktur menjadi hambatan pertumbuhan ekspor.
Untuk menangani kegiatan perusahaan, seperti perencanaan produksi dan penjadwalan (production and scheduling), Hansen menggunakan sistem keuangan yang telah berusia sembilan tahun dan tergantung pada berbagai spreadsheets yang berbeda-beda. Perusahaan juga telah berupaya meningkatkan solusi sistem akuntansinya, namun karena kurangnya keterpaduan dengan sistem manufaktur, maka seringkali terjadi duplikasi informasi, sehingga pembuatan sistem kontrol inventori dan prakiraan (forecasting) yang akurat menjadi sangat lambat. Menurut Kathryn Hanham seorang financial controller di Hansen, perusahaan memiliki sangat banyak data yang sesungguhnya harus dimasukkan secara manual ke berbagai lembar kerja (spreadsheets). Seperti, pemrosesan bahan baku yang berada di luar sistem utama, sehingga menyulitkan perencanaan. Kemudian ditemukan solusinya tapi solusi tersebut memiliki beberapa kendala, terutama dalam hal menangani permintaan berbasis beberapa mata uang asing yang berbeda.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka Hansen menerapkan solusi teknologi informasi yang sudah banyak dikenal, yaitu ERP (Enterprise Resource Planning) yang bersifat terpadu. Setelah melakukan berbagai pertimbangan, dari sekitar tujuh aplikasi yang potensial, perusahaan hanya menerapkan tiga aplikasi. Itupun masih membutuhkan pemahaman yang lebih untuk mengadopsinya.
Perusahaan sangat menyadari berbagai kompleksitas masalah yang dihadapi, untuk itu Hansen membutuhkan persyaratan yang kurang lebih sama dengan apa yang ada di perusahan-perusahaan yang lebih besar. Menurut Hanham, perusahaan sesungguhnya membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani penjadwalan produksi dan yang lebih utama, sistem tersebut harus terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan. Hal ini dengan alasan, karena perusahaan mulai mengembangkan pangsa pasarnya ke pasar Kanada, sehingga membutuhkan sistem yang mampu digunakan untuk memperkirakan lamanya waktu pendistribusian ke Kanada.
Setelah melalui berbagai analisis, perusahaan kemudian menentukan pilihan yaitu dengan menggunakan aplikasi Microsoft Business Solutions-Axapta yang terkait dengan kebutuhan peningkatan kemampuan industri manufaktur yang handal. Perusahaan memakai aplikasi itu karena menyadari bahwa solusi dipilih masih berada di awal siklus hidupnya, sehingga pemanfaatannya masih akan cukup lama dalam memberikan kemanfaatan bagi perusahaan. Perusahaan juga sangat yakin dengan penerapan aplikasi tersebut, karena aplikasi tersebut ditangani oleh orang-orang yang sangat berpengalaman dalam sistem teknologi informasi (TI). Khususnya keahlian di lingkungan industri manufaktur.
Agar penerapan aplikasi Axapta berjalan baik dan terkendali, Hansen membentuk suatu tim yang menangani proyek tersebut, yang terdiri dari
Carl Hansen, managing director
Hanham Vaughan Woodgate, praktisi teknologi informasi dari Network Management ( mitra outsource infrastruktur teknologi informasi yang dipilih perusahaan)
Untuk menerapkan proyek ini, perusahaan memperkirakan dalam kurun waktu enam bulan.
Proses penerapan:
Pada fase ini, proyek ditujukan untuk penerapan modul inventori dan keuangan yang dilakukan pada Januari 2003. Kemudian untuk menerapkan aplikasi tersebut berselang dua bulan kemudian, Maret 2003. Dan pada saat yang sama dilakukan juga kegiatan untuk memastikan bahwa karyawan yang terlibat dalam aplikasi tersebut telah dilatih dengan baik. Salah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan penerapan aplikasi Axapta adalah adanya komitmen yang kuat dari pimpinan perusahaan. Hal itu dibenarkan oleh Duncan Cos, seorang managing director Microsoft Business Solutions bahwa tim Hansen ini mampu mendefinisikan berbagai kebutuhan bisnis kuncinya sejak awal. Selain itu, perusahaan juga memiliki tim yang juga bervisi jelas terhadap apa yang ingin perusahaan capai dengan aplikasi baru tersebut.
Dengan beberapa langkah tersebut, penyediaan dan penerapan solusi tersebut dapat berjalan dengan arah yang tepat dan cepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sejak awal. Dukungan pimpinan dan keterlibatan seluruh karyawan perusahaan menjadi hal yang sangat penting bagi keberhasilan penerapan sistem yang baru.
Dengan didukung oleh alat-alat pendukung yang customize, maka proses adaptasi solusi semakin memudahkan untuk meng-customize setiap bagian sistem dari suatu sistem yang utuh dan sekaligus memastikan perusahaan dapat memaksimalkan keuntungannya. Perusahaan hanya melakukan beberapa modifikasi kecil untuk menyesuaikan sistem tersbut dengan apa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, perusahaan dapat masuk ke order penjualan dengan menggunakan baik kode produk maupun kode pelanggan, jika hal itu berbeda. Perubahan-perubahan dalam daftar pengambilan produk juga dilakukan guna menunjukkan preferensi perusahaan terhadap jumlah kemasan (carton) yang utuh, dan sistem tersebut akan secara otomatis memberi tahu si pengguna jika suatu produk dimasukkan dengan suatu jumlah yang membutuhkan pemisahan kemasan kartonnya.
Dari awal penerapan solusi tersebut dijalankan, ada berbagai peningkatan efisiensi terjadi antara lain dalam proses manufaktur, membuat proses perencanaan produksi dan penjadwalan yang lebih ketat. Solusi ini juga menyediakan jumlah produksi yang diminta perusahaan, sehingga mampu menangani ekspansi pasar di Kanada secara lebih baik.
Aplikasi Axapta ini memberikan solusi pada: semua proses akunting dan keuangan, pengelolaan inventori, pemrosesan order penjualan dan pembelian, perencanaan utama, pemorosesan order produksi dan penjadwalan produksi. Sehingga, dengan solusi bisnis itu semakin banyak waktu yang dapat dihemat karena tidak ada data atau informasi yang terduplikasi sebagaimana sebelumnya. Hal itu memberikan akibat yang baik, yaitu semakin banyak karyawan yang terbebas dari memasukkan data, dan kini mereka dapat memfokuskan perhatian mereka ke berbagai aspek bisnis yang jauh lebih penting.
Selain terjadi berbagai peningkatan efisiensi, perusahaan juga berhasil meningkatkan pemberdayaan seluruh karyawan yang ada di dalamnya. Hal ini sekaligus juga menjadi jalan bagi perusahaan untuk memasuki pasar mancanegara.
Melihat dari keberhasilan implementasi ERP di perusahaan Hansen, dapat diambil pelajaran bahwa ada beberapa kunci keberhasilan itu menurut Brown dan Vessey (2003) dalam Martin :
1. Top management is engaged in the project, not just involved: Salah satu faktor yang mempengaruhi proses change (perubahan), dimana banyak perusahaan gagal dalam melakukan change adalah engagement (keterikatan). Dalam kasus di Hansen, para top manager tidak hanya terlibat, tetapi mereka memang benar-benar terikat pada proyek itu.
2. Project leaders are veterans, and team members are decision makers: Implementasi ERP sangat kompleks, sehingga project leader merupakan seorang expert yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang tinggi dan memiliki pengalaman dalam memimpin project. Member tim merupakan orang-orang yang merepresentasikan fungsi atau bagian dan memiliki otoritas/ mampu membuat keputusan yang menyangkut bidangnya.
3. Third parties fill gaps in expertise and transfer their knowledge: Dalam implementasi sistem ERP, biasanya dilakukan juga dengan bekerja sama dengan pihak ketiga baik konsultan maupun vendor, berperan dalam mengisi kesenjangan keahlian dalam bidang tertentu dan melakukan transfer of knowledge. Dalam kasus ini pemilihan pihak ketiga, konsultan dan vendor dilakukan melalui seleksi.
4. Change management goes hand-in-hand with project planning: Dalam Hansen, perkembangan change management dilaksanakan berbarengan dengan perencanaan proyek. Penerapan sistem ERP membutuhkan pelatihan yang tidak hanya tentang bagaimana menggunkan system yang baru, tapi juga bagaimana melakukan proses bisnis dalam cara baru untuk mengambil manfaat dari kemampuan sistem tersebut. Karena modul ERP yang terintegrasi dengan ketat, pekerja juga membutuhkan belajar lebih banyak tentang apa yang sedang terjadi sebelum dan sesudah mereka berinteraksi dengan sistem
5. A Satisfying mindset prevails: Hansen hanya menerapkan tiga aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dari tujuh aplikasi yang ditawarkan dalam sitem ERP. Hansen selalu mengkomunikasikan segala sesuatu dengan semua komponen yang terkait.
Menurut Martin et.al (2002) dalam Hartono, benefit yang diberikan oleh paket ERP bagi perusahaan sebagai berikut :
intregrasi data merupakan hal yang utama dicari pembeli paket ERP baik dengan tujuan aktivitas mata rantai (value chain) maupun aktivitas bisnis fungsional. Walaupun kedua aktivitas membutuhkan integrasi data, hal itu lebih penting untuk pembeli dengan tujuan aktivitas mata rantai.
menyediakan cara lain untuk melakukan bisnis yaitu melalui Business process reengineering (BPR)
menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis yang umum dan memiliki standar dunia
Selain memiliki benefit, ERP juga memiliki kelemahan yaitu:
membutuhkan biaya yang sangat mahal
bagi perusahaan yang tidak mempersiapkan segala kemungkinan dan konsekuensi implementasi suatu system baru, akan menghadapi resistance to change. Maka penerapan ERP harus dibarengi dengan pelatihan dan pemahaman bagi semua anggota organisasi yang terlibat.
Organisasi mau tidak mau harus mengubah cara bisnis mereka yang membutuhkan ekstra usaha dan kerjasama dengan berbagai pihak
Di dalam memutuskan memilih atau membeli paket , ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan (Hartono, 2005) :
Spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Spesifikasi merupakan kemampuan paket yang dibutuhkan oleh perusahaan
Ketersediaan paket. Perusahaan harus dapat memilih paket aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan
Mengevaluasi paket. Beberapa kriteria yang diperhatikan dalam mengevaluasi kemampuan paket (didasarkan pada Laudan and Laudon, 1996):
Fungsi yang ditawarkan ( Apakah fungsi yang ditawarkan sesuai dengan yang diinginkan?, fungsi mana yang dapat digunakan jika harus dilakukan modofikasi paket?, Berapa luas modifikasi?)
Fleksibilitas ( Fitur apa yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan?, Apakah vendor bersedia memodifikasikan paket untuk klien?)
Kemudahan dipakai ( Berapa banyak pelatihan yang harus dilakukan?, Seberapa banyak pemakai diijinkan untuk dapat mengendalikan paket?)
Perangkat Keras dan perangkat lunak yang mendukung ( Komputer jenis apa yang harus dipakai?, sistem operasi apa yang dibutuhkan?, Seberapa cepat CPU dan seberapa besar tempat menyimpan yang dibutuhkan?)
Karakteristik file dan basis data (Struktur basis data apa yang digunakan?, apakah pemakai dapat mengakses data langsung dari basis data?, Apakah basis data dapat diintegrasikan dengan basis data yang lain?)
Instalasi ( Seberapa mudah menginstall paket?, Seberapa mudah mengkonversi dari sistem lama ke sistem yang baru?)
Perawatan ( Apakah vendor menyediakan pemutakhiran paket?, Perawatan dilakukan oleh vendor ataukah oleh klien?, Seberapa mudah pemutakhiran dilakukan?)
Dokumentasi ( Dokumentasi apa yang disediakan paket?, Seberapa mudah memahami dan menggunakan dukumen-dokumen yang disediakan? Apakah dokumentasi yang disediakan sudah lengkap?)
Kualitas Vendor ( Bagaimana reputasi vendor?, dukungan apa yang vendor berikan?, Apakah respon vendor terhadap keluhan klien?)
Biaya ( Berapa harga paket?, Apakah biaya paket termasuk biaya perawatan?)
REFERENSI
Hartono, Jogiyanto, 2005, Sistem Teknologi dan Informasi, Andi, Yogyakarta
Martin, et.al, 2005, Managing Information Technology, fifth edition, Pearson, New Jersey
